Affari Generali - Segreteria - Urp - Protocollo

Responsabile del servizio: Dott.ssa Lisa Gallonelli

La Segreteria Generale è l'ufficio che si occupa di gestire i rapporti tra l'Amministrazione e tutti i Servizi comunali; inoltre è l'ufficio di supporto degli organi istituzionali, ovvero del Sindaco, della Giunta e del Consiglio comunale.
Gestisce le comunicazioni con gli Amministratori ed i Consiglieri, fissa e riceve gli appuntamenti per il Sindaco ed il Segretario.
Si occupa della predisposizione dei verbali degli atti deliberativi del Consiglio e della Giunta; della registrazione degli atti; dell'accesso atti, per quanto riguarda gli atti deliberativi di Giunta e di Consiglio, le determine ed i contratti depositati.
Tiene inoltre i registri delle notifiche e delle comunicazioni; segue il Consiglio comunale; detiene i regolamenti degli Uffici comunali.

Fanno parte dell'Ufficio di Segreteria anche:

• centralino
• Ufficio Relazione con il pubblico - URP - denominato Sportello F@cile
• Ufficio Protocollo (che si occupa della ricezione, registrazione e smistamento della posta in arrivo e in partenza, nonchè di tutte le pratiche di protocollazione e di gestione dell'Archivio comunale 
• Ufficio notifiche-Messo comunale (che ha il compito di procedere alla notifica degli atti emessi dalle Pubbliche Amministrazioni e di pubblicare all'Albo Pretorio del Municipio gli atti stabiliti dalla normativa vigente).

In dettaglio il servizio svolge:

• Convocazione delle sedute degli organi istituzionali e predisposizione dei relativi ordini del giorno;
• Assistenza ai lavori degli organi istituzionali (Giunta e Consiglio) e relativa verbalizzazione, nonché coordinamento della documentazione necessaria ai lavori;
• Tenuta ed aggiornamento dei "registri - archivi" degli atti amministrativi, provvedendo al rilascio di copie e alla trasmissione degli atti ai diversi settori interessati;
• Coordinamento e gestione atti monocratici ed ordinanze del Sindaco
• Supporto e coordinamento dell’attività istruttoria degli atti amministrativi, con verifica della corretta predisposizione della documentazione; controllo delle proposte di deliberazione formulate dai vari settori;
• Commissioni Comunali: predisposizione atti di nomina, rinnovi, surrogazioni, convocazioni e raccolta dei verbali;
• Segreteria del Sindaco;
• Supporto operativo al Segretario Comunale per le funzioni di coordinamento degli Uffici Comunali e inerenti la formazione professionale;
• Attività di documentazione legislativa;
• Raccolta e tenuta stampa quotidiana;
• Garanzia del diritto di accesso;
• Raccolta dei contratti dell’ente;
• Protocollo della corrispondenza in arrivo e in partenza;
• Servizio di centralino, fotocopie e rilegatura, consegna e ritiro pacchi;
• Servizio di notifica atti;
• Gestione Albo Pretorio;
• Archiviazione atti: tenuta dell’archivio e attività di ricerca e documentazione;
• Reception, ufficio informazioni.
• Aggiornamento sito web, Supporto interno per realizzazione modelli e stampati;
• Innovazione tecnologica E-Government.
• Modalità per esercitare il Diritto di Accesso agli atti